Zapytanie ofertowe nr 5/2019

Data publikacji: 9 maja 2019 r.

Zapytanie ofertowe nr 5/2019

dotyczące wyboru coach’a prowadzącego warsztaty z autoprezentacji wraz z opracowaniem i przygotowaniem skryptów do warsztatów dla beneficjentów ostatecznych projektu w ramach projektu pn. „GraduatON”.

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Międzynarodowa Fundacja „Reaxum”

ul. Sabały 60 lok. 17, 02-174 Warszawa

NIP: 9522121730

tel.: +48 666 410 224

Adres strony internetowej: www.reaxum.eu

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa prowadzenia przez coach’a warsztatów z autoprezentacji wraz w opracowaniem i przygotowaniem skryptów do warsztatów dla beneficjentów ostatecznych projektu w liczbie 2 warsztatów trwających 2 dni po 8 godzin, prowadzonych średnio dla 16 uczestników/czek projektu, w miejscach i terminach wyznaczonych przez Zamawiającego, w ramach projektu pn. „GraduatON”.

Zajęcia prowadzone będą przez jednego coach’a. Skrypty dla każdego z beneficjentów projektu należy opracować wraz z wersją wydrukowaną zawierającą informacje przekazane podczas warsztatów, a także wiadomości i informacje uzupełniające tą wiedzę.

Warsztaty z autoprezentacji z coach’em prowadzone będą w ramach projektu pn. „GraduatON”, realizowanego w ramach umowy nr ABS/000002/07/D z dnia 30.10.2018 r. podpisanej pomiędzy Międzynarodową Fundacją „Reaxum” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

80500000-9 – Usługi szkoleniowe

80570000-0 – Usługi szkolenia w dziedzinie rozwoju osobistego

4. Zadania po stronie Wykonawcy

  • złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do zapytania (załącznik nr 1) w obszarze określającym usługę prowadzenia warsztatów z autoprezentacji w liczbie dwa dwudniowe warsztaty po 8 godzin każdego dnia przez coach’a wraz z opracowaniem skryptów dla łącznie max. 32 beneficjentów ostatecznych projektu. Warsztaty odbywać się będą na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego w ramach projektu pn. „GraduatON”.
  • złożenie w terminie załącznika nr 2,
  • kompleksowe przeprowadzenie zajęć w miejscu wskazanym przez Zamawiającego,
  • rzetelne i terminowe, zgodne z wymogami projektowymi realizowanie przedmiotu zamówienia, w tym prowadzenie list obecności, kart czasu pracy, list potwierdzających odbiór materiałów dodatkowych, korzystania z cateringu, raportów z przeprowadzonych zajęć,
  • oznaczenie sal oraz budynków, w których prowadzone będą zajęcia zgodnie z zasadami projektu,
  • zapewnienie możliwości udziału w szkoleniach osobom z niepełnosprawnościami tj. w przypadku specyficznych potrzeb osób niepełnosprawnych, zarówno sprzęt jak i materiały zostaną dostosowane do ich potrzeb, np. druk powiększony, nakładki Braille’a, asystent,
  • opracowanie i przygotowanie materiałów szkoleniowych (skrypt, ćwiczenia) i przekazanie ich każdemu beneficjentowi ostatecznemu biorącemu udział w projekcie w formie drukowanej,
  • przekazywanie Zamawiającemu wszelkiej oryginalnej dokumentacji związanej
    z prowadzeniem zajęć do 7 dni roboczych po zakończeniu wsparcia,
  • przeniesienia pełnych autorskich praw majątkowych do wszelkich materiałów wykorzystywanych podczas realizacji umowy, w tym w szczególności do szczegółowego programu szkolenia, skryptu, testów. Wykonawcy nie będzie przysługiwać dodatkowe wynagrodzenie z tego tytułu,
  • informowanie uczestników projektu o współfinansowaniu zajęć ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
  • Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
  • Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
  • bieg terminu związania ofertą rozpoczyna  się wraz z upływem terminu składania ofert,
  • Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
  • Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

  • przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
  • uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

  • Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w okresie 18.05-21.07.2019 r. – dokładne miejsce i termin zostaną wskazane przez Zamawiającego.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

  • posiada niezbędne uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, czyli certyfikat/ zaświadczenia/ inny dokument potwierdzający uprawnienia do prowadzenia warsztatów,
  • posiada niezbędną wiedzę do wykonania przedmiotu zamówienia,
  • nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynnościzwiązane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
    a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
    • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
    • posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 %  akcji;
    • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
    • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

·         dysponuje potencjałem organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi,

  • zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2025 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich i być:

– w przypadku umowy zlecenie ceną brutto wraz z kosztami podatkowymi i ubezpieczeniowymi leżącymi po stronie Zleceniodawcy związanymi z zawarciem umowy zlecenie (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty),

– w przypadku umowy o współpracy (samozatrudnienie) cena brutto wraz z podatkiem VAT w przypadku podatnika VAT.

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

  • Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem
    z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty,
  • Załącznik nr 2,
  • Skan uprawnień,
  • W przypadku posiadania doświadczenia w prowadzeniu szkoleń/warsztatów dla osób z niepełnosprawnościami – skan dokumentu poświadczającego doświadczenie,
  • Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych,
  • W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją:

– w przypadku umowy zlecenie w kwocie brutto wraz z kosztami podatkowymi i ubezpieczeniowymi leżącymi po stronie Zleceniodawcy związane z zawarciem umowy zlecenie (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty),

– w przypadku umowy o współpracy (samozatrudnienie) cena brutto wraz z podatkiem VAT w przypadku podatnika VAT,

a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

  • Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać Imię i nazwisko lub pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać poniższe elementy w zakresie zamówienia dotyczące danego wykonawcy:

  1. Prowadzenia przez coach’a warsztatów z autoprezentacji oraz opracowanie i przygotowanie skryptów do warsztatów la beneficjentów ostatecznych projektu. Łącznie dwa dwudniowe warsztaty trwające po 8 godzin, prowadzone średnio dla 16 uczestników/czek projektu (łącznie max. 32 uczestników/czek), w miejscach i terminach wyznaczonych przez Zamawiającego.

Warsztaty będą prowadzone zgodnie z poniższym programem:

1. Analiza sytuacji komunikacyjnej

  • Kontekst „komunikacyjny” – Gdzie? Jak? Z kim i do kogo? – analiza sytuacji
  • Rola stereotypu w budowaniu przekazu informatycznego
  • Rola etykietowania w odbiorze komunikatu

2. Perswazja słowna jako skuteczne narzędzie komunikacyjne

  • Rola świadomości i podświadomości w komunikowaniu
  • Lingwistyczne wzorce budowania przekazów
  • Budowanie przekazu a jego odbiór
  • Percepcja postrzegania komunikatów
  • Stosowanie „magicznych” słów w komunikowaniu perswazyjnym

3. Reguły wpływu i ich wykorzystanie w praktyce

  • Rola dysonansu w komunikacji
  • Wykorzystanie reguł wywierania wpływu w budowaniu przekazu
  • Obrona przed technikami manipulacji zbudowanymi w oparciu o reguły wywierania wpływu
  • Sokratejska sztuka zadawania trafnych pytań
  • Trudne pytanie: „Dlaczego?”

4. Emocjonalny wymiar komunikowania wielopłaszczyznowego

  • Emocje w komunikowaniu
  • Sposoby wzbudzania określonych emocji w przekazie
  • Emocjonalny odbiór przekazu
  • Percepcja a odbiór komunikatu

5. Rozmowy kwalifikacyjne w praktyce – część warsztatowa

  • Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej,
  • Zasady skutecznego prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej, umiejętność zaprezentowania swoich najlepszych kompetencji.

10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marzena Kotwica – Koordynator projektu:

e-mail: marzena.kotwica@reaxum.eu

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

  1. Oferty muszą być złożone do dnia 16.05.2019 r. do godz. 24.00.

Ofertę wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: marzena.kotwica@reaxum.eu zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę prowadzenia warsztatów z autoprezentacji przez coach’a w ramach projektu pn. „GraduatON””.

Oferty otrzymane po 16.05.2019 r. nie będą rozpatrywane.

  • Wybór ofert nastąpi w dniu 17.05.2019 r. izakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:

  1. Cena – 80%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (80%).

  • Doświadczenie – 20%

Zamawiający będzie badał, czy Wykonawca posiada udokumentowane doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami jako coach. Max. punktację otrzymają Wykonawcy, którzy posiadają min. 5 letnie doświadczenie w tym zakresie.

13. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:

  1. Cena – 80%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Cmin / Cbad) * 80%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Cmin – cena brutto oferty najtańszej

Cbad – cena brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

  1. Doświadczenie – 20%

Wykonawca, który posiada minimum 5 letnie doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami jako coach uzyska 20 punktów.  Wykonawca, który posiada doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami w w/w zakresie, poniżej 5 lat otrzyma 15 punktów.

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 17.05.2019 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu
17.05.2019 r.

15. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert. 

16. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „GraduatON”.

18. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są
z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami
w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Międzynarodowa Fundacja „Reaxum” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Międzynarodowej Fundacji „Reaxum” do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Międzynarodowej Fundacji „Reaxum” do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Międzynarodowa Fundacja „Reaxum” nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

19. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych.

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

w związku z postępowaniem na usługę prowadzenia warsztatów z autoprezentacji wraz z opracowaniem i przygotowaniem skryptów do warsztatów dla beneficjentów ostatecznych projektu w terminie 18.05.2019 r. – 21.07.2019 r. w ramach projektu pn. „GraduatON” – zapytanie ofertowe 5/2019 z dn. 09.05.2019 r.

  1. Postępowanie z dnia 9 maja 2019 r.
  2. Najkorzystniejszą ofertę złożył Oferent:

Development Piont Monika Dawid-Sawicka,

który spełnił wszystkie wymogi formalne i otrzymał największą liczbę punktów za wykonanie przedmiotu zamówienia.

Nr oferty Imię i nazwisko/  Nazwa wykonawcy Kryterium cena Kryterium doświadczenie Punkty przyznane łącznie
1 Development Piont Monika Dawid-Sawicka 80 pkt. 15 pkt. 95 pkt.